Wir sind Lückenfüller und stolz darauf.
Was für eine Situation: Wenn Corporate Finance nur aus drei Leuten besteht und zwei von ihnen fast gleichzeitig beschliessen, die Gruppe zu verlassen, stellen sich schnell zwei Fragen. Wie können wir das Wissen in der Organisation behalten und wie erledigen wir weiterhin unsere Aufgaben? Die falsche Strategie in einem solchen Moment wäre sicher Abwarten und auf das Beste hoffen. Die richtige Strategie für unseren Kunden war, sich sofort das Beste zu holen. Nämlich die Unterstützung eines Interimsmanagers.
Die kleine Gruppe von Unternehmen produziert als sogenannter Tier-3 Zulieferer der Automobilindustrie komplexe Teile. Die operativen Gesellschaften sind dort ansässig, wo die Automobilproduktion stattfindet. In der Schweiz befinden sich die Holding und die zentralen Dienste. Aufgrund der überschaubaren Grösse der Gruppe besteht Corporate Finance neben dem CFO lediglich aus zwei Leuten.
Diese erstellen die konsolidierten internen und externen Abschlüsse und das entsprechende Reporting sowie die Planung. Zusammen mit einer Buchhalterin betreuen sie zudem die Management-AG und die Holding in Finanz- und Steuerbelangen. Daneben sind sie für die Liquidität, die Finanzierung, das Konsolidierungssystem und die Umsetzung der IFRS-Standards zuständig. Es war eine unglückliche und unvorhersehbare Fügung, dass beide Mitarbeiter von Corporate Finance innerhalb von nur drei Monaten kündigten.
Wenn Spezialisten nicht gleich verfügbar sind, die Arbeit aber getan werden muss
Rasch wurde klar, dass der Ersatz auch nur einer der beiden Abgänge innerhalb der Frist schwierig sein würde. Denn trotz Corona erwies sich der Markt für derart spezialisierte Profile als sehr trocken. Handeln war angezeigt, denn mit den Abgängen drohte auch wertvolles Wissen verloren zu gehen. Die Gruppe entschloss sich, von FS Partners Zeit, Flexibilität und Know-How einzukaufen, was wir sofort bewerkstelligt haben. Nur eine knappe Woche nach der ersten Kontaktnahme arbeitete unser Interimsmanager bereits vor Ort.
Der Auftrag im Überblick
Solange die bisherigen Mitarbeiter noch beschäftigt waren, schulten sie den FSP-Vertreter in Systemen und Prozessen. Vom ersten Tag an war dieser operativ tätig und somit bestens eingeführt bei den Reporting Units. Wo die Dokumentation ungenügend war, wurde diese bestmöglich ergänzt. Das aufgebaute Wissen sollte später an die neuen Mitarbeitenden weitergegeben werden können. Nach dem Abgang der beiden bisherigen Stelleninhaber gewährleistete der FSP-Vertreter das Monatsreporting. Und weil klar war, dass die neuen Mitarbeitenden nicht sofort dieselbe Effizienz wie die alten Stelleninhaber entfalten würden und das zudem zeitlich in die Phase des Planungsprozess und die Vorbereitung des Jahresabschlusses fallen wird, sollte unser Spezialist das neue Team noch weiter entlasten. Ganz klar mit dem Ziel, die neuen Mitarbeiter so rasch und umfassend wie möglich zu befähigen und dann wieder auszusteigen, wenn der Finanzzug wieder auf sicheren Geleisen fährt.
Die Herausforderungen im Detail
Das Reporting und die Konsolidierung erfolgten über BPC. Wie beabsichtigt konnte viel Wissen in die neue Organisation gerettet werden, eine Wiederaufnahme des Kontaktes mit den externen Beratern war indessen nicht zu vermeiden. Dieser Kontakt erwies sich schlussendlich aber als sehr nützlich, um die Anwendung des Werkzeuges bei den neuen Mitarbeitern zu festigen. Coporate Finance hatte mit dem ERP-Tool der operativen Gesellschaften nur insofern zu tun, weil dieses für die Management AG und die Holding im ersten Monat unseres Einsatzes durch Abacus abgelöst wurde. Es liegt auf der Hand, dass dieses Ablösungsprojekt eine grosse Herausforderung war. Vor allem auch, weil der Mitarbeiter, der das Abacus-Projekt geplant hatte, nur noch kurz in der Firma tätig war. Zudem wurden bisherige Excel-Anwendungen auf Abacus übernommen und zwei untergegangene ehemalige Gruppengesellschaften mussten in die Management-AG und Abacus integriert werden. Dank der guten Zusammenarbeit mit dem Einführungspartner und der Flexibilität der Finanzbuchhalterin erwies sich diese Abacus-Plattform erfreulich rasch als sehr stabil.
Kompetenz plus eine glückliche Wendung = nahtlose Finanzqualität
Weil der erste Abgang zeitnah ersetzt werden konnte, konnte rasch wieder im Zweierteam mit dem CFO zusammengearbeitet werden und nochmals zwei Monate später war das Team mit einem weiteren Neuzugang wieder vollständig. Im Debriefing mit dem CFO wurde unsere Einschätzung von ihm bestätigt, dass der Übergang auf das neue Team ohne diese Interimslösung kaum machbar gewesen wäre. Dank FS Partners liess sich bestehendes Wissen ins neue Team transferieren und bei den Reporting-Units blieb eine grössere Unruhe aus. Diese hatten jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner und die Stabilität des Rechnungswesens und Reportings war auch in dieser schwierigen Zeit sichergestellt.
So war unser Einsatz für den Kunden in jedem Fall die bessere Alternative, als auf die Schnelle eine nicht optimal geeignete Person einzustellen. Ein Szenario, das anfänglich in Betracht gezogen wurde, im Rückblick aber ganz klar die schlechtere Lösung gewesen wäre. Denn das Unternehmen weiss jetzt, nachdem wieder alle Linienaufgaben mit eigenen Kräften erbracht werden können, dass sie auch in Zukunft bei Ausfällen, hohem Arbeitsanfall oder aussergewöhnlich aufwändigen Finanzprojekten auf einen Partner zählen kann, der die Gruppe bereits kennt und sofort einspringen kann. Und auch, dass man sich die Zeit nehmen muss, die richtigen Leute für die freigewordenen Positionen zu rekrutieren und man sich derweil besser auf die ausgewiesene Kompetenz von FS Partners verlässt.
Steht Ihr Unternehmen oder Ihre Gruppe vor einer ähnlichen Herausforderung, empfehlen wir Ihnen, uns sehr rasch zu kontaktieren und die Möglichkeiten zu besprechen. Wir sind für Sie da.
FS PARTNERS AG – THE CFO COMPANY
FS Partners AG ist seit über 12 Jahren als Beratungsboutique für Financial Interim Management am Markt und hat in dieser Zeit über 300 Kundenmandate erfolgreich abgewickelt.
