Wie eine Robotic Process Automation Effizienz und Motivation steigern.
Fällt der Begriff RPA – kurz Robotic Process Automation – beginnen häufig diverse Warnleuchten zu drehen: Unternehmer fürchteten grosse Implementationsaufwände und Probleme in der Umsetzung, Mitarbeitende um ihren Arbeitsplatz. Doch genau das Gegenteil ist der Fall, wie wir bei einem kürzlich umgesetzten Projekt bewiesen haben.
Unter RPA versteht man die automatisierte Bearbeitung von strukturierten, repetitiven und bis anhin von Mitarbeitenden erledigten Geschäftsprozessen durch lernfähige Software-Roboter. Wir geben es zu: Das kann Angst machen. Doch diese ist unnötig, denn wo immer die menschliche Urteilskraft gefragt ist, wird sie unersetzbar bleiben. Und wo wertvolle Mitarbeiter-Ressourcen besser genutzt werden können, weil ein System die sich wiederholende Aufgabe konstant mindestens so gut erledigt, da kann RPA die Lösung sein.
Aussensicht und Expertise bringen wertvolle Impulse
In unserer Rolle als Interims-CFO’s haben wir den Vorteil des Beobachterblicks und meist den Auftrag, neben der Abwicklung des Tagesgeschäfts Abläufe effizienter zu gestalten. Die Automatisierung von Prozessen mit repetitivem Charakter ist dabei eine Möglichkeit, die mit der richtigen Expertise schnell und einfach umsetzbar ist. Oder in anderen Worten: Ist der ROI innerhalb eines Jahres wahrscheinlich, empfehlen wir den RPA-Weg. Und wir gehen ihn mit unserem Auftraggeber. Wie folgendes Beispiel zeigt.
Entscheidend für jedes Unternehmen: Faktor Zeit
Gestartet ist FS Partners im Juli 2019. Bis zur produktiven Umsetzung des praktischen Referenzprojektes dauerte es nur gerade sechs Monate und seit dem Frühjahr 2020 ist es erfolgreich in Betrieb. Der Auftrag des letzten Sommers an uns: In einem Proof of Concept den RPA-Einsatz evaluieren und bei positivem Ergebnis diesen umsetzen.
Mit einem unserer bewährten Partner in diesem Bereich haben wir die Einsatzmöglichkeiten geprüft und gemeinsam nach Unterzeichnung der Vertraulichkeitserklärung den detaillierten RPA-Projektplan innerhalb von nur vier Monaten realisiert. Das Resultat: Die Daten aus dem bestehenden System wurden in die auf die Aufgabenstellung individualisierte RPA-Software übertragen, die vom Menschen lernt und Bildschirminhalte liest, bis sie den Prozess selber bearbeiten konnte – sieben Tage in der Woche während 24 Stunden.
Aus Angst vor Stellenabbau wird Mut zur Innovation
Intern ist es bei einem solchen Projekt entscheidend, mit dem nötigen Fingerspitzengefühl an die Sache zu gehen. Die betroffenen Mitarbeiter sollen dabei mit guter und offener Kommunikation ins Boot geholt werden. Es gilt transparent die Klarheit zu vermitteln, dass es nicht um Arbeitsplatzabbau geht. Sondern darum, Ressourcen für anspruchsvollere Kundentätigkeiten einzusetzen und sie von repetitiven Massenverarbeitungsprozessen zu entlasten. Das muss rasch geschehen, bevor Gerüchte die Runde machen. Also gleich nachdem alle wichtigen Entscheidungsträger wie CEO, IT- und Personalverantwortliche hinter dem RPA-Projektplan stehen und diesen tragen.
Für eine rasche Akzeptanz im Unternehmen haben wir darum auch den umgesetzten RPA-Prozess auf Video dokumentiert und mit den Mitarbeitenden besprochen. Belohnt wurden wir, indem die Ängste des Arbeitsplatzabbaus abgelöst wurden durch neue Ideen für weitere RPA-Einsatzmöglichkeiten. Entsprechend stecken wir für dieses Unternehmen bereits mitten in der Umsetzung einer weiteren und komplexeren Automatisierung.
Alle Projektziele erreicht
Drei Ziele wurden uns von unserem Auftraggeber gesetzt und von uns erfüllt:
- Freisetzung von internen Fachressourcen von Massenverarbeitungsprozessen für sinnvollere, wertschöpfende Kundenaufgaben
- Minimierung der Durchlaufzeiten und Senkung der Fehlerquote
- ROI < 12 Monate, durch Effektivitätssteigerung in Qualität und Quantität
RPA? Aller Anfang ist FS Partners
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es sich auch für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt, bei repetitiven Geschäftsprozessen RPA-Einsatzmöglichkeiten zu prüfen. Sind Prozesse identifiziert, die einem Proof of Concept standhalten, ist dafür mit 20 bis 25 Arbeitstagen des externen RPA-Dienstleisters und ebenso vielen von internen Stellen zu rechnen.
Wir raten: Beginnen Sie bei ihrem ersten Projekt mit einem eher einfachen automatisierbaren Prozess und arbeiten Sie sich mit der zunehmenden Erfahrung und internen Akzeptanz zu den komplexeren Themen vor. Denn es sind von den relevanten Entscheidern während geraumer Zeit fachliches Wissen, souveräne Kompetenz und ein feines Gespür für das Wohlbefinden der wichtigen Unternehmensressource «Mensch» gefragt. Ein involvierender Prozess, der richtig geführt einem Unternehmen echtes Potential für nachhaltige Innovationen eröffnen kann.
