Bei einer international tätigen Schweizer Unternehmensgruppe verweigerte die Revisionsstelle die Existenz des IKS komplett, weil dieses bei einer kleinen Tochtergesellschaft im Ausland fehlte. Das wurde zum Auslöser, das gruppenweite IKS schrittweise komplett zu überarbeiten. Aber bitte rasch und pragmatisch.
Basierend auf den Änderungen des Obligationenrechts muss jedes Unternehmen, das der ordentlichen Revision unterliegt, seit dem 1. Januar 2008 ein IKS nachweisen. Für grosse international tätige Unternehmen existieren bewährte Rahmenwerke wie das COSO Framework. Schweizer Unternehmen sind hingegen flexibler, denn es wird vom Schweizer Gesetz kein bestimmtes System vorgeschrieben.
Entscheidend ist, dass das IKS die Anforderungen der Revisionsstelle erfüllt. Was in unserem Praxisbeispiel nicht der Fall war und den Verwaltungsrat zum Handeln zwang. Und wie eigentlich immer in solchen Situationen war die zur Verfügung stehende Zeit knapp, die internen Ressourcen noch knapper. FS Partners AG wurde entsprechend hinzugezogen, die Bestätigung des IKS sicherzustellen.
In enger Absprache mit den Wirtschaftsprüfern hat FS Partners erst den minimalen Umfang des IKS definiert. Parallel dazu wurde ein Fahrplan für die schrittweise Überarbeitung des gesamten IKS in die Wege geleitet. Im Fokus: Die Bestätigung des IKS, eine gruppenweise Vereinheitlichung und die Erhöhung des Maturitätsgrades.
Der pragmatische Weg zum Ziel
- Definition der Unternehmensprozesse, die in das IKS aufgenommen werden
- Erstellen von Vorlage-Matrizen für diese Unternehmensprozesse
- Koordination der internen Projektmitglieder und Überwachung des Projektfortschritts
- Erstellen eines Musters für das IKS-Handbuch
- Enge Abstimmung mit der Revisionsstelle bezüglich Anforderungen für die Bestätigung des IKS sowie des Vorgehens nach dem Go-Live
So hat FS Partners AG die IKS-Bestätigung in der gegebenen Zeit zu überschaubaren Kosten erreicht, ohne dass die internen Ressourcen stark belastet werden mussten.
Wenn Sie vor einer ähnlichen Herausforderung bei ihrem IKS stehen und Beratung und Unterstützung bei der Einführung, der Überarbeitung und der Überwachung brauchen, melden Sie sich am Besten erst einmal für eine unverbindliche Erstberatung bei uns.